Päätöksenteko tehtävä 2

Enni Herlevi                                                                   Essee   Mira Kortelahti

 

Fysioterapia 

FTSA22KP                                                                                                                                                                   7.4.2022

 

 

Viestintätaidot 

Hannele Ylönen

Päätöksenteko 

 

Tässä esseessä tarkastelemme termien kokous sekä palaveri eroavaisuuksia. Käymme myös läpi kokouksen vaiheet. Käytämme lähteenä verkkosivuja sekä artikkeleita aiheeseen liittyen. 

 

Kokous 

 

Kokouksella tarkoitetaan ennalta suunniteltua tapaamista, jonka tarkoituksen on keskustella esityslistan mukaisista asioista ja saada aikaan osanottajien hyväksymiä päätöksiä esimerkiksi äänestämällä. Kokouksessa noudatetaan tiettyä kaavaa, jonka mukaan edetään.  

 

 

Kokouksen kulku 

 

Kokous avataan kolmella nuijan kopautuksella, jonka jälkeen kokouksen kutsuja toivottaa osallistujat tervetulleiksi. Yleensä kutsuja toimii myös puheenjohtajana. Kokouksen kulku kerrotaan osallistujille, jonka jälkeen kokous julistetaan avatuksi. Kokouksessa valitaan toimihenkilöt, joita ovat: puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat sekä ääntenlaskijat. Kokouksen kulkuun kuuluu aina laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen. Jos todetaan, että kokous ei ole päätösvaltainen, siellä käsitellyt asiat on vahvistettava seuraavassa päätösvaltaisessa kokouksessa. Menettelytavoista sovitaan erikseen kokouksen alussa. Menettelytapoihin kuuluvat puheenvuoron pyytämistapa, ehdotusten tekemisen tapaa, puheenvuorojen kestoa ja niin edelleen. Jos kokoukseen osallistuvat henkilöt ovat vakio, toimintatavat sovitaan järjestäytymiskokouksen yhteydessä. Kokousteknisistä tavoista sovitaan erikseen suurissa kokouksissa, tai jos kokoustekniikka on osallistujille vierasta.  

Kokouksen kulkuun kuuluu seuraavaksi esityslistan hyväksyminen. Esityslista on voitu toimittaa osallistujille jo etukäteen, jolloin kokous on jouhevampi. Osallistujilla on mahdollisuus tehdä muutoksia esityslistaan. Esityslistan läpikäymisen jälkeen tarkistetaan ja hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja. Sen tekevät pöytäkirjantarkastajat. Jos pöytäkirjaan tehdään korjauksia, tulee ne merkitä meneillään olevan kokouksen pöytäkirjaan. Kokouksissa käydään myös läpi ilmoitusasiat. Niitä ovat esimerkiksi saapuneet kirjeet, tulevat tapahtumat tai hoidetut tehtävät. Ilmoitusasioista ei tehdä päätöksiä ja ne merkitään pöytäkirjaan erikseen ilmoitusasioina. Jos jokin ilmoitusasia vaatisi päätöksentekoa, siirretään se päätösasiaksi ja esityslistan kohdaksi. Ilmoitusasioiden jälkeen alkaa päätösasioiden käsittely. Puheenjohtaja johtaa puheenvuoroja ja asian käsittelyä. Esityslistan jokainen kohta käydään läpi vuorotellen oman kohtana. Kaikki päätökset kirjataan pöytäkirjaan. Päätösasioiden käsittelyn jälkeen käydään läpi kokouksen aikana esiin nousseita asioita. Nämä ovat esityslistassa nimellä: muut asiat. Kun kaikki kohdat on käyty läpi, puheenjohtaja päättää kokouksen julistamalla kokouksen päättyneeksi kahdella nuijan kopautuksella. Kokouksen päättymisen jälkeen sitä ei voida enää jatkaa eikä avata uudelleen vaan siellä päätetyt asiat ovat lopullisia. Asioita voi kuitenkin muuttaa seuraavassa kokouksessa (Opintokeskus Sivis, s.a.). 

 

 

Palaveri 

 

Palaveri on kokoukseen verrattuna epävirallisempi neuvottelutilanne. Palaveriin ei tarvita erillistä kutsua vaan se voidaan järjestää nopeallakin aikataululla. Palaverista tehdään muistio, joka jaetaan tarvittaessa osallistujille.  (Työelämän viestintä, s.a.). ” Paras palaveri on se, jota ei tarvinnut järjestää ollenkaan. Toiseksi paras on sellainen, joka on valmisteltu etukäteen.” (Aalho. J, 2019). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lähteet:   

 

Juntunen. M, Kaartinen. M, Stoor, M. (toim.) 2005. Kokoustekniikka osana kokoustaitoa. Puheviestinnän verkkomateriaali. Kielikompassi. Jyväskylä: Jyväskylän yliopiston kielikeskus. WWW-dokumentti. Saatavissa: http://kielikompassi.ulc.jyu.fi/uploads/document_userfiles/kokoustekn/ [viitattu 7.4.2022]. 

 

Aalho. J, 2019. Näin pidät hyvän palaverin. WWW-dokumentti. Saatavissa: https://aalho.fi/hyva-palaveri/ [viitattu 19.4.2022]. 

 

Opintokeskus Sivis s.a. Kokouksen kulku. WWW-dokumentti. Saatavissa: https://www.kokouskaytannot.fi/kokouksen-jarjestaminen/kokouksen-kulku/ [viitattu 7.4.2022]. 

 

Työelämän viestintä s.a. Kokous- ja neuvottelutaidot. WWW-dokumentti. Saatavissa: https://tyoelamassa.wordpress.com/kokous-ja-neuvottelutaidot/ [viitattu 19.4.2022]. 

Linkki työhön wordissa: Päätöksenteko_tehtävä2.docx